Reageren op negatieve feedback

Reageren op negatieve feedback. Het is voor veel mensen niet zo makkelijk om negatieve feedback te horen en er effectief op te reageren. Hoewel niet alle feedback terecht hoeft te zijn, is het denk ik altijd mogelijk om effectief te reageren op feedback en om te leren naar aanleiding van feedback. In deze bijdrage vijf manieren waarop je progressiegericht kunt reageren op en leren naar aanleiding van feedback.

Verhelderen van je intenties

Een docent kreeg een beschuldigend emailtje van een vader. Daarin schreef de vader dat de docent niet genoeg aandacht had voor zijn zoon, Guido. ‘U laat Guido gewoon zwemmen, en ziet hem helemaal over het hoofd omdat hij niet slim genoeg zou zijn en u alleen maar met de snelle leerlingen wilt werken! U verdeelt uw aandacht helemaal niet goed over alle leerlingen en zou veel meer oog moeten hebben voor Guido!’ Guido’s vader had van Guido gehoord dat de docent hem geen uitleg wilde geven bij moeilijke opgaven. De docent had er echter bewust voor gekozen om Guido wat langer zelf te laten nadenken, omdat hij had gemerkt dat Guido uit onzekerheid te snel om hulp en uitleg vroeg. Juist door wat langer zelf te puzzelen, zou Guido merken dat hij in staat was om de opgaven zelf op te lossen. De docent koos ervoor om niet in het defensief te gaan richting de vader, maar in plaats daarvan te contrasteren, zonder sorry te zeggen. Hij zei: ‘Het is zeker niet mijn bedoeling Guido over het hoofd te zien. Ik heb juist hoge verwachtingen van hem en wil hem graag ondersteunen om zijn zelfvertrouwen te laten groeien. Daarom laat ik hem bewust eerst zelf een tijdje moeilijke opgaven bestuderen.’ Zo wist de docent zijn positieve intenties te verhelderen. Een effectieve reactie op negatieve feedback, waardoor de vader zijn intenties beter begreep. De docent besloot ook aan Guido uit te leggen waarom hij de opgaven eerst zelf moest proberen op te lossen, zodat Guido zich niet meer verwaarloosd zou voelen, maar juist meer zelfvertrouwen zou opbouwen.

Je aanpak verbeteren

Een HR-adviseur voerde veel sollicitatiegesprekken met kandidaten voor diverse functies binnen de zorginstelling waar hij werkte. Hij had een lijst met vragen voor zich liggen en liep die vragen één voor één af. De gesprekken liepen nogal stroef. De HR-adviseur kreeg er zelf geen energie van en hij had ook niet de indruk dat de sollicitanten de gesprekken als prettig ervoeren. Na afloop van opnieuw een stroef verlopen sollicitatiegesprek zei de stagiaire, die bij het gesprek had gezeten: ‘Misschien is het beter om er meer een dialoog van te maken in het volgende gesprek, in plaats van dit spervuur aan vragen op sollicitanten af te vuren.’ Hoewel de HR-adviseur zich even in zijn eer aangetast voelde, door zo te worden gecorrigeerd door een stagiaire, wist hij zich snel te hernemen. De stagiaire had gelijk. Dus pakte de HR-adviseur het volgende sollicitatiegesprek anders aan. Hij zorgde nog steeds dat de vragen gesteld werden, maar reageerde nu telkens eerst op wat de sollicitant had gezegd voor hij doorschakelde met een vraag. En hij gaf de sollicitant de gelegenheid om zelf ook vragen te stellen. Zo boekte hij progressie naar aanleiding van de negatieve feedback.

Een andere context zoeken

Een adviseur kreeg van zijn leidinggevende de feedback dat zijn kleding niet professioneel genoeg was. De adviseur kwam gewoonlijk in zijn spijkerbroek naar het werk, en droeg daarbij een shirt of trui. De leidinggevende vond dat die kleding niet passend was bij de functie en vond dat de adviseur hiermee niet de uitstraling had die er van hem verwacht werd. Maar de adviseur was niet bereid om zijn kleding aan te passen aan wat de organisatie van hem verwachtte. In zijn ogen was een jasje en een nette broek slechts buitenkant die niets zei over de kwaliteit van zijn adviezen. De adviseur besloot dat, hoewel de kledingeis legitiem was, hij hieraan niet tegemoet wilde komen. Hij kwam tot de conclusie dat hij beter een andere werkcontext kon zoeken.

Grenzen stellen

Een projectleider evenementen bij een grote gemeente kreeg een boos telefoontje van een bestuurder van een voetbalvereniging. De projectleider had restricties moeten opleggen aan de voetbalvereniging omdat er incidenten waren geweest die de veiligheid van spelers en omstanders in gevaar hadden gebracht. De bestuurder liet op hoge toon weten een klacht te zullen gaan indienen, specifiek gericht tegen de projectleider. De projectleider luisterde naar het boze relaas, maar toen de kritiek meer en meer persoonlijk werd en er een dreiging vanuit ging, besloot hij een grens te stellen. Hij zei tegen de bestuurder: ‘Ik wil graag het gesprek met u over deze opgelegde restricties vervolgen en daarvoor is het nodig dat u de persoonlijke aanvallen en bedreigingen achterwege laat. Zodra u in staat bent om het gesprek met mij rustig en op de inhoud te voeren, maak ik graag een nieuwe afspraak met u.’ Zo boekte hij progressie in het hanteren van agressie.

Ruiterlijk de hand in eigen boezem steken

Een trainer kreeg na afloop van een trainingssessie feedback van een paar deelnemers, dat zij de inhoud van de training niet relevant vonden en de aanpak van de trainer niet inspirerend vonden. De deelnemers hadden onderling nagepraat en gezamenlijk een email opgesteld waarin ze deze negatieve feedback aan de trainer gaven. Hoewel er geen positief woord in de feedback stond, en er duidelijk sprake van was een eenzijdige focus op het negatieve, ging de trainer toch bij zichzelf te rade. Zijn trainingen gingen vrijwel altijd erg goed en werden vrijwel altijd erg gewaardeerd door de deelnemers. Wat had hij deze keer anders gedaan dan anders, waardoor deze deelnemers zoveel kritiek hadden? De trainer kwam tot de conclusie dat hij teveel op de automatische piloot had gefunctioneerd en daardoor de onvrede in de groep niet goed had opgepikt. Hij stak ruiterlijk de hand in eigen boezem en paste zijn aanpak in het vervolg van de training dusdanig aan dat de deelnemers de inhoud en aanpak weer als relevant konden ervaren. Zo stapte hij over zijn eigen schaduw heen.

Niet progressiegericht reageren

Deze vijf manieren van reageren op negatieve feedback leiden allemaal, op hun eigen manier, tot progressie. Als je negatieve feedback krijgt, kun je zelf onderzoeken en kiezen welke reactie je gepast vindt. Ook het niet aanpassen van je eigen aanpak, maar in plaats daarvan grenzen stellen of een andere context zoeken, kan leiden tot progressie naar aanleiding van negatieve feedback. Negatieve feedback zegt immers vaak net zoveel, zo niet meer, over hoe de feedbackgever de situatie percipieert, als over hoe je zelf daadwerkelijk acteert. Maar er zijn ook manieren van reageren op negatieve feedback die niet leiden tot progressie. Dat zijn: de feedback wegwuiven als ‘onzin’ en de feedbackgever verdacht maken, jezelf verlammen en aan zelfkastijding doen, de taak helemaal opgeven omdat je ‘er niet goed in bent’ of zeggen dat je ‘nu eenmaal zo bent’ en daarom geen pogingen doen om je aanpak te verbeteren.